Skarbówka nagra rozmowę z podatnikiem. Co musisz wiedzieć

Na początku listopada 2026 roku opublikowano założenia nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Dwie zmiany są kluczowe dla zwykłego podatnika: urzędnicy mają zyskać prawo do powszechnego nagrywania rozmów telefonicznych z podatnikami, a notatki sporządzane z czynności wyjaśniających mają mieć charakter wiążący. W praktyce oznacza to, że rzucone przez telefon zdanie "chyba kupiłem to w 2021 roku" może trafić do akt sprawy.

Timing nie jest przypadkowy. Równolegle wchodzą w życie wymogi unijnej dyrektywy DAC8, która zobowiązuje giełdy i dostawców usług kryptoaktywów do raportowania danych o użytkownikach administracjom podatkowym. Skarbówka coraz częściej sama wie, ile transakcji wykonałeś, zanim do Ciebie zadzwoni.

Co się realnie zmienia w kontakcie z urzędem

Dotychczas rozmowa telefoniczna z urzędnikiem miała status nieformalny. Jeśli ktoś udzielił błędnej informacji, trudno było to później wykazać, ale też trudno było podatnikowi zaszkodzić. Po zmianach:

• rozmowa może być nagrywana, a nagranie przechowywane jako materiał w sprawie,
• notatka urzędnika z czynności wyjaśniających nabiera mocy dowodowej,
• Twoje wypowiedzi mogą być zestawione z danymi z raportów DAC8 i z treścią PIT-38.

To działa w obie strony. Nagranie to też dowód na to, jakiej informacji udzielił Ci urząd. Problem w tym, że dostęp do akt sprawy przysługuje stronie postępowania, a czynności sprawdzające formalnie postępowaniem jeszcze nie są.

Twoje prawa podczas czynności sprawdzających

Czynności sprawdzające to najłagodniejszy tryb kontaktu z fiskusem, regulowany Ordynacją podatkową. Urząd weryfikuje w nim poprawność deklaracji, nie prowadzi jeszcze pełnej kontroli. Warto wiedzieć, że:

• Nie masz obowiązku odpowiadać od ręki przez telefon. Możesz poprosić o wezwanie na piśmie i wskazać termin odpowiedzi. To nie jest utrudnianie, to standardowa praktyka.
• Masz prawo wiedzieć, w jakiej sprawie dzwoni urzędnik i w jakim trybie działa. Poproś o imię, nazwisko, numer sprawy i podstawę prawną.
• Możesz działać przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo szczególne PPS-1 kosztuje 17 zł opłaty skarbowej.
• Możesz sam nagrać rozmowę, w której uczestniczysz. Uprzedź o tym rozmówcę, to kwestia higieny procesowej.
• Nie musisz zgadywać. Zdanie "sprawdzę to w dokumentach i odpowiem pisemnie" jest całkowicie bezpieczne. Zgadywanie już nie.

Najczęstszy błąd początkujących inwestorów to próba "załatwienia sprawy od ręki" przez telefon. Urzędnik pyta o konkretną transakcję sprzed trzech lat, podatnik odpowiada z pamięci, a potem okazuje się, że historia z giełdy mówi coś innego. Rozbieżność między zeznaniem a dokumentami to najgorszy możliwy punkt startu.

Jak dokumentować transakcje, zanim zadzwoni telefon

Najlepszą obroną jest dokumentacja przygotowana wcześniej, a nie w panice po wezwaniu. Przy kryptowalutach rozliczanych w PIT-38 kluczowe są koszty nabycia, bo to one obniżają podstawę opodatkowania, a ciężar ich udowodnienia spoczywa na Tobie.

Minimalny zestaw, który warto mieć:

• pełne historie transakcji (CSV) ze wszystkich giełd i kantorów, pobierane na bieżąco, bo po zamknięciu konta lub upadku platformy odzyskanie ich bywa niemożliwe,
• potwierdzenia przelewów bankowych w obie strony, fiat na giełdę i z powrotem,
• zestawienie roczne: data, para walutowa, kwota w PLN według kursu z dnia poprzedzającego transakcję, prowizja,
• adresy portfeli i hashe transakcji przy operacjach on-chain,
• osobny folder na każdy rok podatkowy, przechowywany przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Pamiętaj o dwóch regułach, które najczęściej umykają. Po pierwsze, wymiana krypto na krypto nie jest w Polsce zdarzeniem podatkowym, opodatkowane jest dopiero wyjście do waluty tradycyjnej, towaru lub usługi. Po drugie, niewykorzystane koszty nabycia przechodzą na kolejny rok, więc PIT-38 warto złożyć nawet przy stracie lub braku sprzedaży.

Podsumowanie

Nagrywanie rozmów i wiążące notatki podnoszą cenę przypadkowego słowa. Odpowiedź brzmi: mniej improwizacji przez telefon, więcej komunikacji pisemnej i uporządkowane dokumenty zbierane na bieżąco. Jeśli dodasz do tego świadomość, że dzięki DAC8 urząd ma własne źródło danych o Twoich transakcjach, wniosek jest prosty: spójność między tym, co mówisz, co składasz i co pokazują wyciągi, staje się najważniejsza.

Tekst ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady inwestycyjnej, rekomendacji ani oferty w rozumieniu przepisów prawa. Inwestowanie w kryptowaluty i instrumenty finansowe wiąże się z ryzykiem, włącznie z utratą całości zainwestowanych środków.